The Psychology Today edisi Maret 2004 melaporkan percobaan yang melibatkan negosiasi bisnis yang identik antara subjek uji. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa setengah memulai transaksi dengan panggilan telepon singkat dan menyelesaikannya dengan email. Setengah lainnya hanya menggunakan email.
Transaksi yang dimulai dengan panggilan telepon ternyata jauh lebih baik.
Jadi kita semua harus membina hubungan bisnis kita dengan lebih banyak panggilan telepon, benar?
Yah, mungkin tidak.
Lihat apakah skrip ini terdengar familier. Anda sedang menonton Jeopardy (atau apa pun acara TV favorit Anda) ketika telepon berdering. Anda menjawabnya dan diikat dengan telemarketer, saudara perempuan Anda, rekan bisnis Anda, atau nomor yang salah. Cukup mudah untuk menjauh dari nomor yang salah dan telemarketer. Namun, saudara perempuan Anda dan pasangan Anda membutuhkan perhatian Anda untuk lebih banyak waktu. Ketika Alex Trebek memulai putaran Double Jeopardy, Anda terjebak mendengarkan adik Anda menggambarkan drama terbarunya atau rekan Anda yang mengoceh tentang beberapa hal yang tidak penting.
Jika ini terjadi sekali semalam, Anda bisa mengatasinya. Jika itu terjadi dua kali semalam, Anda masih bisa mengatasinya.
Tetapi bagaimana jika ini terjadi berkali-kali setiap malam?
Anda mungkin dapat mengatur seberapa sering saudara perempuan Anda diizinkan menekuk telinga Anda, tetapi panggilan bisnis Anda harus ditangani saat mereka masuk. Anda menjadi semakin membenci intrusi, dan respons Pavlovian Anda terhadap telepon berdering menjadi geraman alih-alih air liur. Anda mulai menyaring panggilan. Anda merasa beseig di rumah Anda sendiri. Anda mulai semakin menyukai email.
Jadi selain kurang mengganggu mengapa saya lebih suka email ke percakapan telepon? Biarkan saya menghitung caranya.
Sebagai permulaan, saya dapat menangani BANYAK volume lebih banyak dengan email. Sebagian besar dari kita dapat membaca sekitar sepuluh kali lebih cepat daripada yang bisa dikatakan oleh speedtalker. Dengan email Anda dapat dengan cepat membaca ulang materi yang dipertanyakan yang tidak Anda pahami pertama kali. Anda dan pelanggan Anda memiliki catatan tertulis tentang apa yang dibahas. Dan ada obrolan yang kurang produktif. Mungkin membawa Anda lebih dekat, tetapi apakah Anda benar-benar peduli warna apa yang mereka lukis dapur mereka?
Pernahkah Anda menyelesaikan percakapan telepon dengan kesan tentang apa yang akan terjadi hanya untuk mengetahui bahwa pihak lain memiliki kesan yang berbeda? Itu tidak biasa.
Itu tidak sering terjadi dengan email, bukan?
Di luar kerepotan pribadi yang selalu tersedia bagi siapa pun yang memiliki akses telepon, bagaimanapun, adalah apakah ini sistem yang dapat Anda meyakinkan orang lain untuk mengadopsi. Anda berharap orang yang Anda rekrut akan menangani bisnis dengan cara yang sama seperti Anda. (Sebenarnya saya berharap mereka menanganinya LEBIH BAIK daripada saya. Hei, aku bisa bermimpi, kan?) Jadi mereka melihat bahwa Anda dipalu dengan panggilan sepanjang waktu. Percakapan dengan Anda terus-menerus rusak oleh panggilan telepon seluler Anda dan terganggu oleh panggilan tunggu. Mereka mengetahui bahwa, jika mereka dapat menghubungi Anda kapan saja, mereka juga harus menerima telepon dari orang-orang ketika MEREKA mencoba menonton Jeopardy.
Apakah ini membuatnya lebih mungkin bahwa mereka ingin menduplikasi sistem Anda? Mungkin tidak.
Ya, saya tahu bahwa kita bisa membiarkan mesin penjawab menerima panggilan dan mengembalikan semuanya selama periode yang kita pilih. Ini tidak berhasil untuk saya. Meninggalkan pesan pada mesin penjawab mungkin setidaknya sama mematikannya dengan meninggalkan email, dan pada hari-hari ini aktivitas bisnis yang luas, zona waktu menjadi bermasalah. Memainkan "tag telepon" juga tidak menyenangkan. Mungkin pelanggan Anda juga mengatur waktu ketika dia akan menjawab panggilan. Jika ini bukan waktu yang sama dengan yang Anda jawab, Anda bisa pergi berhari-hari hanya bertukar pesan untuk merespons.
Kembali ke artikel Psychology Today, mungkin membuat setidaknya satu kontak pribadi telepon untuk memulai hubungan bisnis akan meningkatkan hubungan itu. Anda dapat melakukan panggilan ini kepada pelanggan Anda tanpa harus mengundang panggilan apa pun yang datang darinya dengan hanya memberikan alamat email Anda kepadanya. Dorong dia untuk tetap berhubungan dengan Anda melalui kontak email ini. Ini cenderung menyinggung jika Anda menjelaskan bahwa Anda memeriksa email Anda berkali-kali sehari dan dapat memberinya respons cepat setiap kali dia menghubungi Anda. (Tentu saja Anda harus benar-benar melakukannya!)
Menghilangkan kontak telepon mungkin membuat Anda kehilangan beberapa rekan bisnis yang sangat kesepian, tetapi orang-orang yang membutuhkan ini tidak mungkin menjadi produsen terbaik Anda. Berpegang teguh pada email untuk interaksi rutin mungkin merupakan cara terbaik untuk melakukannya. Bahkan (atau mungkin terutama) dengan adikmu.
Jadi jika Alex mempertanyakan "cara terbaik untuk menangani komunikasi bisnis," saya akan menjawab "apa itu email?!"Jangan panggil aku; aku sedang istirahat.
